ERP рядом с ArmSoft, ՀԾ и 1С: бухгалтерия остаётся

Когда мы говорим с владельцем компании в Ереване об ERP, один из первых вопросов: «А бухгалтеру придётся переходить на новую программу?» Нет. И это не уступка, а основа подхода. Бухгалтерская программа в Армении это обычно ArmSoft, ՀԾ или 1С, и с налогами, зарплатой и отчётностью она справляется. Проблема в другом: вся остальная работа компании идёт мимо неё, в Excel, в чатах и в головах сотрудников, а в бухгалтерию данные попадают руками и с опозданием.

Ниже о том, как устроить работу, когда бухгалтерия остаётся в своей программе, а операции (склад, заказы, производство, закупки) переезжают в систему, построенную под ваш бизнес.

Что остаётся в бухгалтерской программе

Граница проходит по смыслу работы. Бухгалтер продолжает вести в своей программе то, ради чего она создана:

• налоги и отчётность перед государством;
• зарплату;
• план счетов и проводки;
• финансовую отчётность компании.

Всё это мы не трогаем. Бухгалтеру не нужно учить новый интерфейс, менять привычные отчёты или переносить историю. Его программа просто начинает получать данные, которые раньше перепечатывали из таблиц.

Чего бухгалтерская программа не знает

Бухгалтерия видит итог: продажу, оплату, приход товара. Она не видит, как компания к этому итогу пришла. А деньги теряются как раз по дороге.

Возьмём производство на заказ. Чтобы продать одно окно, нужно принять заявку, съездить на замер, посчитать цену по многим параметрам (размер, профиль, стекло, цвет, фурнитура), согласовать смету, получить предоплату, провести изделие через раскрой, сборку, остекление и контроль качества, установить и выдать гарантию. Ни один из этих шагов не является бухгалтерской проводкой. Но если замер потерялся, смета посчитана по старой цене или материал, купленный под один заказ, ушёл на другой, бухгалтерия узнает об этом последней.

Это и есть место для ERP: система, где живут операции, а в бухгалтерию уходит то, что ей нужно.

Кто за что отвечает

Удобно сразу договориться, где хранится каждый вид данных и откуда он берётся. Обычно получается примерно так.

• Заявки, клиенты, история общения живут в ERP или CRM. Бухгалтерии они не нужны, пока нет продажи.
• Замеры, сметы, коммерческие предложения живут в ERP и в бухгалтерию не уходят.
• Заказы и этапы производства тоже остаются в ERP.
• Остатки по складам и резерв под заказы ведутся в ERP, а в бухгалтерию уходят движения товара.
• Продажи и счета клиентам создаются в ERP и передаются в бухгалтерию.
• Оплаты от клиентов фиксируются в ERP при получении и передаются в бухгалтерию.
• Закупки у поставщиков оформляются в ERP, в бухгалтерию уходят закупки и приход.
• Налоги, зарплата, проводки остаются в бухгалтерской программе. Это её работа.

Главное правило: у каждого вида данных один источник. Если оплату можно внести и в ERP, и в бухгалтерской программе, рано или поздно её внесут дважды или не внесут нигде.

Пример: ERP для производителя окон и дверей

Для производителя окон и дверей в Армении мы построили систему на всю цепочку: заявки и клиенты, замеры на телефоне (с черновиками, которые сохраняются на устройстве и синхронизируются, когда появляется связь), расчёт цены по ставкам, которые администратор меняет без программиста, сметы с версиями и скидками, согласование инженером до создания заказа, договоры и оплаты, производство по семи этапам, склад и закупки, монтаж, гарантия и экран директора с маржой по каждой сделке.

Честно о статусе: систему показали команде на демо-данных как пилот, в ежедневную работу она не вошла, и сейчас проект закрыт. Результатов от неё мы не приводим. Но один вывод из этого проекта прямо касается темы статьи. Оплаты и счета в той системе жили внутри неё самой. На новых проектах мы так не делаем: оплаты и счета передаются в бухгалтерскую программу, которой уже пользуется клиент, а не просят бухгалтера работать в ещё одном месте. Подробности в кейсе ERP для производителя окон и дверей (на английском).

Пример: правила, которые меняются, хранятся как данные

Второй проект из другой области. Для вейп-ритейлера из США мы построили и сопровождаем всю платформу: магазин, админку, склад и модуль соответствия требованиям. Каждый штат США сам устанавливает акциз на вейп и правила доставки, и они меняются. Поэтому ставки и ограничения хранятся как данные, которые команда меняет в админке, а не в коде. Там же строятся отчёты по налогам штатов с себестоимостью товаров. Система работает, подробнее в кейсе вейп-ритейлера.

Армянского учёта в этом проекте нет, но принцип тот же, и мы переносим его на обмен с бухгалтерией. Соответствие между вашей системой и бухгалтерской программой (какой товар какой позиции соответствует, какой склад какому складу, какой способ оплаты какому счёту) тоже лучше хранить как настройку, которую можно поправить без программиста. Бухгалтерия меняется: открылся новый склад, появился новый способ оплаты. Это не должно означать доработку.

Как устроить обмен с ArmSoft, ՀԾ или 1С

Способ обмена мы выбираем под конкретную программу, её версию и ваш учёт. Универсального ответа нет, но порядок работы один.

1. Сначала разговор с бухгалтером

До любой разработки садимся с вашим бухгалтером и выясняем: какие документы ему нужны, с какой детализацией (каждая продажа или итог за день), как часто, и как он сейчас получает эти данные. Бывает, что часть того, что владелец хотел «синхронизировать», бухгалтеру не нужна, а что-то важное никто не назвал.

2. Выбор способа

Вариантов три, от простого к сложному.

• Выгрузка файла. Система формирует файл, бухгалтер его проверяет и загружает. Так, например, устроены финансовые отчёты в системе, которую мы построили для клиники в Ереване: они выгружаются в CSV для бухгалтера. Подробнее в кейсе стоматологической клиники.
• Импорт в формате программы. Файл готовится сразу в том виде, который программа умеет принимать, и бухгалтер не переносит ничего руками. У 1С, например, есть открытые стандарты обмена, в том числе CommerceML, который фирма 1С описывает на своём сайте. Что принимает ваша версия ArmSoft или ՀԾ, проверяем вместе с бухгалтером на месте.
• Прямой обмен. Данные уходят автоматически по расписанию или сразу после события. Это удобнее всего, но и дороже в разработке, и требует больше проверок.

Для многих компаний первого или второго варианта достаточно надолго. Начинать с прямого обмена стоит, когда документов много каждый день.

3. Справочники

Самое хрупкое место обмена не продажи, а справочники. Товар в складской системе называется по-одному, в бухгалтерии по-другому. Клиент заведён дважды. Склад «Основной» в одной программе и «Склад 1» в другой. Поэтому до запуска сопоставляем товары, контрагентов, склады и способы оплаты и решаем, кто ведёт каждый справочник.

4. Проверка на копии

Первый обмен идёт не в рабочую базу, а в копию или тестовую базу. Бухгалтер смотрит результат и сверяет итоги с тем, что получил бы руками. Только после этого обмен включается по-настоящему.

5. Журнал обмена

В системе видно, что ушло в бухгалтерию, когда, и что не было принято и почему. Если документ не прошёл, его можно поправить и отправить заново, а не искать по таблицам, что потерялось.

Вопросы, которые стоит задать до старта

1. Какая программа и какая версия стоит у бухгалтера, и кто её обслуживает?
2. Какие документы бухгалтер сейчас вводит руками и сколько их в месяц?
3. Нужна ли детализация по каждой продаже или достаточно итогов?
4. Кто ведёт справочники товаров и клиентов, и где они правильнее?
5. Где сейчас фиксируются оплаты, и кто первым узнаёт, что клиент заплатил?
6. Что должно происходить, если документ не принят программой?

Ответы на эти вопросы определяют объём работы и цену больше, чем выбор технологии.

Когда своя ERP не нужна

Если у вас небольшой объём, один склад и продажи без производства, возможно, хватит бухгалтерской программы и аккуратной таблицы. Своя система окупается, когда операций много, люди перепечатывают одни и те же данные в несколько мест и ошибки уже стоят денег. Начинать не обязательно со всей ERP: обычно мы берём один участок, где больнее всего (чаще всего склад или заказы), запускаем его и добавляем следующий, когда команда начала им пользоваться. У каждого шага своё письменное ТЗ и своя цена. Как выбирать первый участок, мы разбирали в статье об автоматизации бизнеса в Армении.

С чего начать

Мы строим ERP на заказ для склада, производства, закупок и заказов, рядом с бухгалтерской программой, которой вы уже пользуетесь. Код принадлежит вам, оплаты за каждого пользователя нет, интерфейс на армянском, русском или английском.

Если хотите обсудить свой случай, запишитесь на бесплатную консультацию. Лучше всего, если на звонке будет и ваш бухгалтер: так быстрее станет понятно, какие данные куда должны идти и с какого участка разумно начать.