Автоматизация бизнеса в Армении: что автоматизировать первым

Почему порядок важнее списка

Когда владелец решает, что пора автоматизировать бизнес, обычно у него в голове длинный список: CRM, склад, бот, отчёты, сайт, ИИ. Всё кажется срочным. На практике лучше всего работает другой подход: сначала одно место, где бизнес теряет больше всего времени или денег, потом следующее.

Порядок здесь не случайный. Отчёты бесполезны, пока данные о складе и заказах живут в трёх тетрадях и двух Excel-файлах. Бот, который присылает сводку, ничего не стоит, если ему неоткуда брать цифры. ИИ, который пишет ответы клиентам, ошибается, если не знает, что есть в наличии. Поэтому сначала мы наводим порядок в данных, потом строим поверх них уведомления, отчёты и умные помощники.

Ниже порядок, который мы обычно предлагаем малому и среднему бизнесу в Армении. Он не обязателен для всех, но хорошо подходит как отправная точка.

Как выбрать первое: три вопроса

Прежде чем что-то заказывать, ответьте себе на три вопроса.

Где данные перепечатывают руками? Если менеджер переносит заказы из Instagram в Excel, а потом бухгалтер переносит их же в бухгалтерскую программу, это первый кандидат. Каждое перепечатывание стоит времени и рождает ошибки.

Где ошибка стоит денег? Продали товар, которого нет. Забыли про заказ. Списали материал не на ту партию. Отправили клиенту неправильную цену. Такие места окупают автоматизацию быстрее всего.

Что вы как владелец спрашиваете каждый день? «Сколько сегодня продали?», «Что заканчивается?», «Кто не заплатил?». Если ответ на вопрос каждый день кто-то собирает вручную, этот ответ должна давать система.

Место, где сходятся все три ответа, и есть ваш первый проект.

1. Склад и остатки

Для бизнеса, который продаёт товар или расходует материалы, почти всегда начинать стоит со склада. Главная задача здесь простая: один источник правды об остатках. Не таблица у кладовщика плюс таблица у менеджера плюс память владельца, а одна система, куда приходуется поступление и откуда списывается расход.

Что это даёт сразу:

• Остатки в реальном времени. Менеджер видит, что есть в наличии, до того как пообещать клиенту.
• Уведомления о низком остатке. Система сама сообщает, что товар или материал скоро закончится, а не кладовщик в тот день, когда полка уже пустая.
• Партии и сроки годности. Для части бизнесов это обязательное требование, а не удобство.

Пример из нашей работы. Для клиники стоматологии и косметологии в Ереване мы сделали склад, где материалы приходуются по партиям со сроком годности и себестоимостью. Импланты, абатменты и филлеры нельзя использовать без указания партии. По каждому пациенту формируется паспорт импланта в PDF, а по любой партии можно найти всех пациентов, которые её получили. Есть списки низких остатков и истекающих сроков. Система построена и проверена на демо-данных, переход клиники на неё ещё впереди. Подробности в кейсе стоматологической клиники.

Вторая сторона склада это работа самих кладовщиков. Для вейп-ритейлера из США мы сделали складской софт: сборку заказов с наборами, приёмку товара, которая работает офлайн при плохом Wi-Fi на складе, ежемесячную цикличную инвентаризацию по группам A/B/C и печать отгрузочных этикеток. Эта система работает, и сопровождаем её мы. Подробнее в кейсе вейп-ритейлера из США.

2. Заказы в одном списке

Второй шаг обычно касается заказов. В Армении заказы приходят откуда угодно: звонок, Instagram, Telegram, WhatsApp, сайт, знакомый знакомого. Каждый канал живёт своей жизнью, и часть заказов просто теряется в переписке.

Цель здесь: все заказы попадают в один список с понятным статусом. Новый, подтверждён, собран, отправлен, оплачен. Кто ведёт заказ, когда его обещали, сколько клиент уже заплатил.

Важно, что этот шаг опирается на первый. Когда заказ подтверждён, товар резервируется на складе. Когда заказ отправлен, остаток уменьшается. Без общего склада список заказов превращается в ещё одну таблицу, которую нужно сверять руками.

В клинике та же идея работает для записей: заявка на приём с сайта одним действием превращается в карточку пациента и запись в календаре. Никто не переписывает имя и телефон из одного окна в другое.

3. Отчёты без перепечатывания

Когда склад и заказы живут в одной системе, отчёты появляются почти бесплатно. Выручка за день, неделю, месяц. Выручка по сотрудникам, услугам, способам оплаты. Долги клиентов. Стоимость остатков на складе.

Главное отличие от того, что обычно есть сейчас: никто не собирает эти цифры вечером из разных мест. Они считаются из тех же данных, по которым работает команда. Если цифра неправильная, значит неправильно внесена операция, и это видно сразу, а не через месяц.

В клинике, например, отчёты показывают выручку по периоду, врачу, услуге, способу оплаты и источнику пациента, а также долги, расходы на лабораторию и стоимость склада. Для бухгалтера есть выгрузка в CSV. У вейп-ритейлера в админке есть отчёты по налогам штатов с себестоимостью товара.

Такие системы мы делаем как ERP на заказ: склад, заказы, закупки и отчёты в одном месте, под ваши процессы.

4. Telegram-бот для бизнеса

Теперь, когда данные в порядке, можно заставить их работать на вас без того, чтобы кто-то открывал систему. В Армении почти все уже сидят в Telegram, поэтому телеграм бот для бизнеса оказывается самым удобным способом доставить нужную информацию нужному человеку.

Что обычно делает такой бот:

• Уведомления. Новая запись, оплата, просроченная работа, низкий остаток. Человек узнаёт о событии, когда от него нужно действие.
• Утренняя сводка. Владелец каждое утро получает главные цифры: что было вчера, что запланировано сегодня, что требует внимания.
• Дайджесты. Раз в день список того, что просрочено или зависло.
• Команды с подтверждением. Одобрить запрос, найти информацию, заблокировать доступ. Чувствительные команды сначала спрашивают подтверждение и работают только для людей из списка допуска.

В кейсе клиники владелец получает утреннюю сводку в 09:00 и уведомления о записях, оплатах и задержках в лаборатории. Раз в день приходит дайджест просроченных лабораторных работ, а если примерка назначена раньше, чем работа вернулась из лаборатории, система предупреждает. Отдельный управляющий бот может заблокировать систему или пригласить сотрудника, но перед этим просит подтверждение. Там же после визита пациент получает ссылку на оценку на своём языке: четыре или пять звёзд ведут на отзыв в Google или Яндекс Картах, от одной до трёх звёзд уходят в клинику напрямую.

Ещё раз про статус: всё это построено и проверено на демо-данных, клиника пока на систему не перешла.

5. ИИ для документов и сообщений

Автоматизация бизнеса с помощью ИИ имеет смысл, когда у вас уже есть данные и понятные процессы. Тогда ИИ хорошо справляется с рутинной работой с текстом:

• Черновики ответов клиентам. ИИ готовит ответ на типовой вопрос, а менеджер его проверяет и отправляет.
• Извлечение данных из документов. Счёт от поставщика, накладная, заявка в свободной форме: ИИ вытаскивает из них нужные поля, человек сверяет.
• Сортировка входящих. Разложить заявки по типам и передать нужному человеку.
• Описания, переводы, краткие пересказы. Особенно полезно, когда вы работаете на армянском, русском и английском одновременно.

Правило, которого мы придерживаемся по умолчанию: ИИ готовит черновик, человек подтверждает всё, что увидит клиент. Внутренняя работа, например сортировка заявок или сводка за день, может идти сама. А вот письмо клиенту, цена или документ уходят только после того, как их проверил человек. Это снимает основной страх владельцев, что машина отправит что-то не то от имени компании.

Подробнее о том, что мы строим в этой области, на странице ИИ-автоматизация и Telegram-боты.

Рядом с ArmSoft, ՀԾ и 1C

Частый вопрос: придётся ли менять бухгалтерскую программу? Нет. Мы не заменяем ArmSoft, ՀԾ или 1C. Бухгалтерские программы хорошо справляются с налогами, зарплатой и отчётностью. Плохо они справляются с другим: какая партия ушла какому клиенту, что заказал человек из Instagram, сколько заработал каждый сотрудник в этом месяце.

Поэтому мы строим систему для операций вокруг бухгалтерии. Склад, заказы, клиенты и отчёты живут в ней, а в бухгалтерскую программу уходят данные в том формате, который она принимает: продажи, оплаты, движения по складу. Бухгалтер продолжает работать в привычной программе, и никто не вбивает одно и то же дважды. Где достаточно выгрузки в CSV, делаем выгрузку. Где нужна прямая синхронизация, строим её под конкретного клиента.

Что пока не автоматизировать

Честно о том, где автоматизация не нужна или рано.

Непонятные процессы. Если в компании три человека делают одну и ту же работу тремя разными способами, автоматизация просто закрепит хаос в коде. Сначала договоритесь, как работа должна идти, проживите так пару недель, потом автоматизируйте.

Редкие задачи. То, что случается раз в квартал и занимает час, дешевле делать руками. Разработка и поддержка такой автоматизации стоят дороже, чем сэкономленное время.

Процессы, которые ещё меняются. Если вы только запускаете новое направление и не знаете, как оно будет работать через три месяца, подождите. Таблица на первое время нормальное решение.

Всё сразу. Большой проект «автоматизируем всю компанию за полгода» чаще всего застревает. Небольшой первый шаг, который начинает работать через несколько недель, даёт и результат, и понимание, что делать дальше.

Мы видели это и на своём опыте. Для производителя окон и дверей в Армении мы построили систему сразу на всю цепочку, от замера до гарантии, и показали её команде на демо-данных как пилот. В ежедневную работу она так и не вошла, проект закрыт, и результатов от него мы не приводим. Наработки (приложение для замеров, этапы производства, маржа по сделке) мы используем дальше, а для себя сделали вывод: начинать лучше с одного участка, который сразу пойдёт в работу. Подробности в кейсе ERP для производителя окон и дверей (на английском).

С чего начать

Возьмите три вопроса из начала статьи и пройдитесь по своему рабочему дню. Скорее всего, первый проект найдётся быстро: склад, если вы теряете деньги на остатках, заказы, если они теряются в переписке, отчёты, если вы каждый вечер ждёте цифры от сотрудников.

Если хотите обсудить свой случай, запишитесь на бесплатную консультацию. Разберём, где у вас перепечатывают данные и где ошибки стоят денег, и предложим первый шаг, который имеет смысл именно для вашего бизнеса. Код принадлежит вам, оплаты за каждого пользователя нет.